Valider des bons de livraison Offline avec MobileNav pour facturer au réel

Lors des tournées de livraisons, l’optimisation de temps est un véritable enjeu. A travers l’application MobileNav reliée à l’ERP Business Central, isatech a développé un système de validation des bons de livraison, en mode hors ligne. L’avantage pour les chauffeurs de travailler hors ligne, est de pouvoir être totalement mobile.

Avec MobileNav, les livreurs téléchargent leur plan de route, font signer électroniquement leurs clients et synchronisent leurs données à leur retour à l’entrepôt. Ce fonctionnement a été imaginé pour une entreprise de 120 salariés qui distribue des pains prêts à être consommés ou à cuire. Les livraisons s’opèrent sept jours sur sept, auprès de 150 points de vente. Cela implique 20 à 25 tournées quotidiennes, soit une distribution moyenne et journalière de 170 000 articles.

« A l’heure du zéro papier, le client souhaitait mettre en place, pour chaque chauffeur, sa liste de clients à livrer et de pouvoir, de manière simple, valider la livraison et les retours d’emballages », détaille Alix Vandaele, chef de projet chez isatech.

Télécharger une feuille de route détaillée avec MobileNav

Lorsqu’une entreprise gère ses tournées et choisit de ne pas sous-traiter, elle s’engage à déployer un service supplémentaire. Et sur la livraison des produits, chaque marchandise comporte ses contraintes.

Dans ce cas précis, la livraison des produits doit répondre à un ordre de livraison, car ces produits sont transformés dans la journée à des horaires précis. A ces exigences s’ajoutent également la récupération d’emballages ou de consignes.

Cette feuille de route quotidienne est donc complexe. Ainsi, avant chaque tournée, le chauffeur accède à l’application. Et il télécharge son plan de livraison sur son smartphone ou un pad.

Modifier son bon de livraison en direct

A chaque passage chez un client, le livreur sollicite une signature électronique. À tout moment, le chauffeur peut modifier le bon de livraison et l’ajuster en fonction de la marchandise déposée.

« Avant, le bon de livraison était validé et imprimé avant la tournée et n’était plus modifiable. Or, avec l’ERP, il y a une obligation de facturation identique au bon de livraison. Donc, s’il y a une erreur dans l’expédition des quantités, cela nécessite de gérer des litiges clients. Avec la validation du bon de livraison hors ligne, mais synchronisée au retour de la tournée, celui-ci a pu être ajusté et rendra la facture conforme à la livraison réelle, résume Alix Vandaele, pour isatech. C’est un gain de temps pour l’entreprise. »

 

Synchroniser ses informations après la tournée

Au retour de sa livraison, le chauffeur synchronise les éléments collectés avec l’ERP agroalimentaire. Il y a une mise à jour des informations de quantités livrées, de la signature du client, de l’heure de livraison réelle, ainsi que des emballages consignés qui ont été retournés. Automatiquement, le bon de livraison est validé et envoyé au client par mail avec sa signature.

Les avantages directs de ce système :

• Dématérialisation des documents
• Précision dans la facturation
• Economie pour l’entreprise, notamment avec la diminution des litiges clients et l’économie dans l’envoi et l’impression des documents

« A l’usage c’est comme un plug & play, ce qui veut dire que les chauffeurs se connectent au serveurs avec leurs identifiants et récupèrent leur feuille de route, automatiquement générée par l’ERP, appuie la chef de projet. Il suffit juste de paramétrer en amont l’application et elle peut s’adapter à tout type de tournées. Après 20 minutes de formation, le chauffeur est opérationnel. »

A savoir aussi que sur cette application, isatech a développé des fonctions pour la gestion de stock, la préparation de commande ou encore la production en mode online ou déconnecté, suivant les besoins.

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Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne