Connecter un ERP à son site e-commerce en 15 jours chrono

Se doter d’une plateforme e-commerce répond à une stratégie de vente de plus en plus courante. Si votre commerce a pignon sur rue, vous avez une clientèle qui se déplace physiquement dans vos boutiques ou points de vente. En décidant d’être également présent sur une plateforme e-commerce, vous touchez un marché plus large et gagnez en visibilité.

En effet, vos clients peuvent commander vos produits en toute autonomie 24h/24 et se faire livrer directement chez eux ou en point relais. Ce gain potentiel de clientèle, doit s’accompagner d’une organisation qui favorise le bon déroulement des achats et ventes en ligne. Ce qu’on appelle l’expérience client a pour objectif de répondre au mieux aux besoins de l’acheteur et de lui donner satisfaction dans la transaction.

Pourquoi connecter son site e-commerce à son ERP ?

Votre objectif : faciliter sa démarche, fournir les renseignements nécessaires sur le produit pour le rassurer dans son achat. Pour réunir ces conditions, il faut être en capacité de fournir et traiter de la donnée en temps réel : transparence du produit, stock disponible, acheminement de la commande, etc. Autant d’éléments traçables grâce à une solution ERP. Microsoft Dynamics Business Central comporte une extension e-commerce qui présente l’avantage de pouvoir se déployer très vite, permettant ainsi de connecter l’ERP à votre site-e-commerce.

Une extension agile pour connecter l’ERP à son site e-commerce

Chez isatech, nous avons un cas qui illustre très bien l’agilité qu’offre l’extension e-commerce interconnectée avec l’ERP Business Central. Une entreprise de retail de biens de grande consommation, fraichement rachetée bénéficiait de l’ERP du précédent groupe auquel elle appartenait. La première demande était donc de migrer vers une nouvelle solution de gestion du système d’information.

La période qui a suivi le diagnostic des besoins du client permet de déployer le périmètre suivant :

• Gestion financière
• Achats
• Ventes en BtoB
• Gestion du stock
• Suivi qualité
• Interfaces EDI

La gestion du stock externalisée

Il est entièrement possible de suivre en temps réel la gestion de son stock, même si cette partie logistique est gérée par un tiers. Pour cela, il faut mettre en œuvre un flux d’échanges de données informatisées (EDI) entre les différentes entités.

De cette manière, les informations restent accessibles, sont partagées avec l’entreprise chargée de la logistique et sont visibles dans l’ERP.

Une installation rapide de la plateforme e-commerce

Une fois ce périmètre standard installé, la deuxième étape consistait à déployer un module de commerce en ligne. En deux mois, le client d’isatech était équipé de Business Central couvrant les fonctionnalités listées ci-dessus. Son système d’information était donc prêt à accueillir l’extension e-commerce pour se connecter l’ERP au site e-commerce.

Pour réaliser cette opération en moins de 15 jours, notre cheffe de projet a travaillé en collaboration avec le client pour définir ses nouveaux flux métiers e-commerce. Ce qui a permis d’adapter le paramétrage de l’extension de Business Central au plus près des besoins de l’activité.

Intégrer les commandes en ligne à l’ERP

Le client qui n’était pas encore positionné sur le commerce en ligne, souhaitait toucher une nouvelle cible. Présent en grande et moyenne surface et en magasins spécialisés, notre client a choisi de se positionner sur un marché plus haut de gamme. La plateforme e-commerce devenait un levier pour attirer un nouveau type de clientèle, et bien sûr il fallait connecter l’ERP à son site e-commerce.

Grâce à la connexion entre la plateforme de vente en ligne Shopify et Business Central, l’intégration des commandes est automatique. L’ERP gère la mise à jour des commandes, à savoir le statut de l’envoi et le suivi du colis, ainsi que la transmission en temps réel de l’état du stock des produits vendus en ligne.

En effet, dans ce projet une distinction devait être faite entre le traitement des commandes BtoB et BtoC. Cela a nécessité de la part d’isatech de réaliser quelques développements spécifiques, afin que le client dispose d’un outil de gestion pleinement intégré et paramétré selon ses besoins et activités.

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BtoB : les avantages à connecter son ERP à son site e-commerce

Dans le cadre de la création d’un site e-commerce à dimension BtoB, il est possible de déployer très rapidement des pages web services. Pour cela il faut relier un connecteur à son ERP. Ce qui implique donc la création d’un compte client. De cette manière le site est alimenté en données. Et bonne nouvelle vous avez la main sur l’évolution de votre plateforme en ligne.

Déployer un web service entre site ecommerce et  ERP

Tant via un site e-commerce ou une marketplace qui concentre plusieurs vendeurs, un connecteur permet d’envoyer les informations de la commande dans l’ERP. Déployable rapidement, un web service interroge le système d’informations de l’entreprise. Cette connexion entre la plateforme de vente et l’ERP fourni les données d’entrée.

Pour toute la mécanique des web services, l’ERP communique avec un tiers via des protocoles internet. Par exemple la saisie des commandes passe par le flux d’échanges de données informatisées. Quant aux pages webservices, elles sont chacune interfacées avec leurs propres informations. Ainsi, en connectant les données ERP à son site internet, on peut gérer l’envoi de produits, la tarification, les frais de livraison, etc.

Dans le cas où les connecteurs standards prévus pour Microsoft Business central ne correspondent pas totalement aux besoins de l’entreprise, il est possible de les adapter.

Regrouper toutes les données clients dans l’ERP

Pour autant le développement des pages webservices doit être spécifique à l’activité et conforme au besoin du client. C’est le meilleur moyen de s’assurer de la mise en place d’un outil bien adapté. Heureusement la mécanique standard des web services permet de communiquer avec un tiers via des protocoles internet.

Ce genre de déploiement a été réalisé en 3 jours pour un client d’isatech. Une intervention technique avec une mise à disposition des données. De fait, trois pages ont été créées de façon à pouvoir interroger à l’instant T les données de l’ERP. En regroupant toutes les informations au même endroit on s’évite notamment des doublons de tarification, la garantie des prix, ainsi qu’une vitrine supplémentaire.

S’adapter à l’international dans le cadre d’un marché BtoB

Dans le cadre d’un marché BtoB à l’international, des connecteurs ERP supportent les problématiques européennes liées à l’export. Pour une plateforme de vente en ligne, l’ERP est le maître référentiel. Et chaque soir des interfaces renvoient des données du progiciel de gestion vers le site e-commerce. Ainsi, les applications tournent toutes les heures pour connaître les quantités de stock.

Connecter un ERP à son site e-commerce : le fonctionnement

Concrètement cela fonctionne comme un site de vente en ligne habituel. Le client dispose d’un compte et achète via ce compte. La commande est passée, puis vérifiée par l’administration pour obtenir une validation. L’administration des ventes a accès à un tableau de bord qui reprend toutes les commandes entrantes et les informations relatives à leurs traitements. C’est-à-dire la quantité, la tarification, etc. Une fois autorisée, la commande redescend automatiquement dans l’ERP. La tarification aux transporteurs est alors renvoyée vers le site e-commerce. Et une fois la marchandise expédiée côté ERP, une interface donne le suivi de la commande (expédition, délai de livraison, etc…) pour le client.

Sous-traiter sa logistique dans un contexte ecommerce

La vente en ligne peut se faire de différentes manières et s’administrer selon divers scénarii. Qui dit commande, dit également livraison et donc logistique. Pour répondre à des besoins relatifs aux entreprises, l’ERP qui concentre le système d’informations peut bénéficier de différents connecteurs avec les plateformes e-commerce.

Suivre la chaîne logistique

Pour faire le lien entre la commande et la logistique, toutes les entreprises ne font pas les mêmes choix. Ainsi certaines décident d’externaliser ce service. En faisant appel à de la sous-traitance il est tout à fait possible de continuer à suivre l’état des stocks, gérer le réapprovisionnement et avoir de la gestion de contrôle qualité.

Que ce soit dans le cadre d’une commande via un site e-commerce, ou une marketplace, les informations remontent dans l’ERP. Dans le cas de la marketplace, les factures sont envoyées dans l’ERP. Et des bilans de commandes sont envoyés sur une période donnée. Evidement d’autres scenarii sont possibles dans la gestion de stock. Aussi, les intégrateurs peuvent vous accompagner au plus près des besoins de votre entreprise.

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Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne