Utilisation de erp dans edi

Dématérialiser ses documents pour automatiser ses processus

Utilisé depuis quelques décennies maintenant par les acteurs économiques, l’EDI (échange de donnée informatisé) a notamment été démocratisé auprès des PME de l’industrie-agroalimentaire par les enseignes de la grande distribution. Aujourd’hui, l’EDI attire également les petites et moyennes entreprises (PME) qui y voient un moyen d’automatiser une part croissante de leurs processus internes : administration des ventes, réapprovisionnement, suivi des ordres de transports…

 

Comment une PME peut automatiser ses processus administratifs ?

Selon l’association Agro EDI Europe, qui depuis 1992, agi pour le développement des Echanges de Données Informatisés dans le secteur agricole, l’EDI permet déjà de dématérialiser un certain nombre de documents et d’automatiser les processus. D’une certaine façon, cela participe également aux efforts de traçabilité. La récente plateforme GDSN portée par le GS1 va d’ailleurs dans ce sens.

Pour beaucoup d’entreprises, particulièrement les PME, les gains de productivité se font désormais sur l’optimisation des frais généraux, et cela passe généralement par l’automatisation des processus support. Ainsi, tous les échanges de documents physiques tels que :

– les avis d’expédition
– les bons de commandes
– les bons de livraison
– les factures
– les états de de stock ou
– les documents de statut d’expédition,

tendent à être dématérialisés.

Les coûts de transactions nécessaires au traitement manuel de ces documents administratifs sont progressivement délaissés au profit des robots logiciels, et des plateformes, en charge d’optimiser les envois automatiques et les calculs d’approvisionnement. Si, jusqu’à peu, ces ressources étaient du ressort des grandes sociétés, avec le cloud, ils se démocratisent et deviennent accessibles tant intellectuellement que financièrement.

La tendance actuelle est non seulement de généraliser ces pratiques entre PME, mais également d’enrichir les pratiques avec les données de transports, les données de produit, mais également avec les données marketing.

Etes-vous prêts pour automatiser votre supply chain ?

En Europe, la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport ; l’échange de données informatisées pour l’administration, le commerce et le transport) fait référence. Ainsi, les documents et les données électroniques peuvent circuler de façon sécurisée et normalisée entre plusieurs partenaires afin d’être correctement interprétés.

Si ces normes sont bien respectées par la majorité des enseignes de la grandes distribution, et/ou des grandes entreprises, (quoi que), la transposition aux PME soulève certains points plus délicats à mettre en œuvre. C’est tout particulièrement le cas lorsque ces PME travaillent avec de nombreux fournisseurs sur lesquels elles n’ont que peu d’autorité.

Il y a donc un certain nombre de questions à se poser, avant de se lancer dans un projet de d’automatisation des processus support vers ses clients ou vers ses fournisseurs.

Beaucoup de clients d’Isatech souhaitent ainsi dématérialiser le traitement de leurs factures achat. En effet, ces processus sont généralement coûteux et peu efficients, avec des circuits de validation complexes qui rendent difficile leur suivi. Sur ce sujet précis, de dématérialisation des factures achat, nous invitons nos clients à se poser les questions suivantes :

  • Quel est mon portefeuille client/fournisseurs ?
    • Combien sont-ils, quelle est leur taille, quel est leur niveau d’équipement IT ?
    • Quels sont les acteurs qui génèrent l’essentiel de mon activité ?
  • Quelle est la volumétrie des documents échangés ?
    • Factures achats, commandes, ordre de livraison…
  • Quelles sont les informations échangées ?
    • identifiant unique, volume, numéro de lot, montant…
  • Quels sont mes process actuels ?
    • Combien me coûtent-ils ?
    • Est-il possible de cartographier les processus de validation ?
    • Peuvent-ils être simplifiés d’un point de vue organisationnel ?
  • Comment sont organisés mes clients, mes fournisseurs ?
    • Est-ce qu’il existe des normes ou des référentiels métiers ?
    • Sont-ils déjà équipés de solutions de dématérialisation ?

 

Sachant que le coût de traitement manuel d’une facture est généralement de 3-5€, et qu’un ticket d’entrée sur un projet de dématérialisation est à minima de plusieurs dizaines de milliers d’euros, il convient de traiter un certain volume avant d’espérer un retour sur investissement acceptable.

Automatiser ses processus d’administration des ventes

L’Administration Des Ventes (ADV) est chargée de la gestion et de l’administration des rapports avec les clients une fois l’accord commercial négocié et contractualisé, généralement à l’année. L’administration des ventes consiste donc à contrôler l’ensemble des tâches administratives consécutives à la conclusion d’une vente. Le service d’administration des ventes (ADV) peut être amené à gérer l’envoi et la réception d’avis d’expédition, de bons de commandes, de bons de livraison, de factures, de documents de stock et de documents de statut d’expédition. L’ADV est également en charge du rapprochement des commandes, des ordres de transports,  des bons livraison et des factures.

Pour automatiser les processus d’administration des ventes en PME, une première tendance consiste, à l’image des pratiques de la filière automobile,  à reporter vers ses fournisseurs les procédures déjà automatisées avec les clients de type compte clé (les principaux clients).

En exploitant EDI et l’ERP, certaines tâches sont non seulement dématérialisées, mais surtout automatisées. Ainsi, par exemple, pour un seuil de stocks définis, l’ERP commandera automatiquement via EDI le volume d’une référence donné auprès du fournisseur concerné.

Chez le fournisseur, la commande est alors traitée jusqu’à l’entrepôt où se trouve la marchandise concernée. A l’expédition de la marchandise, l’ERP du fournisseur émet alors un  DESADV (avis d’expédition qui permet de décrire le contenu de la livraison)  pour confirmer l’expédition, totale ou partielle, de la commande au client.

A réception, et après un processus de contrôle plus ou moins élaboré, la facture est émise par l’ERP du fournisseur directement à l’ERP du client. Le contrôle des écarts de prix, de quantité, devient ainsi facilité, surtout lorsque les tarifs de références, et les volumes négociés à l’année sont centralisé au sein du même équipement informatique (ici l’ERP). Ces pratiques déjà généralisées dans la grande distribution, tendent à se déployer également au sein des PME.

Une autre approche consiste à externaliser une partie de l’administration des ventes directement chez le client. Prenons l’exemple d’un industriel qui travail en B2B avec des commerçants détaillants. Via l’e-procurement, qui par certains aspects correspond à une site web e-commerce privatif, l’industriel va permettre à ses propres clients de commander en ligne. Là où, par le passé, les clients devaient solliciter un plateau téléphonique ouvert en semaine uniquement, ils accèdent à un site web marchand privatif toujours disponible. L’un de nos clients, avait ainsi remarqué, que son équipe ADV passait une part non négligeable de son temps à prendre des appels entrants pour :

  • - Fournir les descriptif des produits
  • - Simuler les prix selon les différents niveaux de remises accordées
  • - Vérifier la disponibilité des références
  • - Estimer les délais de livraison

Compte tenu de la taille des clients, ici des petites boutiques indépendantes, faiblement équipées, il devenait difficile de mettre en place de l’EDI et d’homogénéiser les pratiques. Notre client industriel a donc fait le choix de mettre à disposition de ses clients une plateforme de commande, disponible 24h sur 24 et 365 jours par an. En reprenant les codes du e-commerce, le client final réalise désormais certaines tâches qui étaient jusqu’alors effectuées par l’ADV.

Toujours plus loin sur la dématérialisation de la supply chain.

Certes, la réduction des frais généraux peut représenter d’intéressantes marges de bénéfices. Mais, même pour une belle PME, une équipe ADV ne représente rarement plus de 10 personnes. Ramené au chiffre d’affaires de l’entreprise et en intégrant l’investissement initial, les gains ne sont pas forcément significatifs.

En contrepartie, lorsque l’on sait que le fonctionnement actuel de la supply chain dans la grande distribution requiert l’équivalent de 70j de stocks en transit, et qu’à cela on ajoute le fait que 10% des produits référence en grande surface sont en rupture de stock, les enjeux financiers relèvent d’un autre ordre de grandeur.

Ainsi de nouveaux acteurs émergent pour fluidifier la supply chain et élargir son périmètre :

L’offre de transport s’étoffe pour se rapprocher fortement de l’ERP. Ces nouveaux acteurs (3PL, PL) apportent, telle une vigie, une vision complète de ce qui se passe  à l’extérieur de l’entreprise. En effet, la situation paradoxale est que les produits en rupture de stocks, sont généralement disponibles « autre part » : dans un entrepôt déporté, dans un camion, sur une palette… En dématérialisant et en automatisant les traitements des données normalisés dans les messages IFCSUM, il devient possible de suivre précisément le déplacement des marchandises, voire de l’anticiper pour réduire le volume de stocks non disponible à la vente.

Le périmètre s’élargit également avec l’automatisation des échanges de données produit. Ainsi, la plateforme Alkemics, s’impose aujourd’hui comme un acteur de référence sur les data enrichies pour les produits alimentaires. L’intérêt, là encore, est d’automatiser les processus d’échanges de données (visuels, descriptifs courts et longs optimisés pour le SEO, vidéos, bilan nutritionnels, présence d’allergènes, composition…) sur la qualité des produits alimentaires effectués par les équipes R&D, par le marketing….

Franck Le Strat

Franck Le Strat

Corporate General Manager, isatech

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