L’avènement du télétravail a accéléré l’adoption d’outils collaboratifs chez les professionnels. La plateforme Teams de Microsoft a été déployée chez de nombreux clients isatech afin de mieux collaborer. Qui dit nouvelle solution, dit aussi changement d’habitudes et adoption.
Notre expert, Fabien Silone qui est docteur en psychologie sociale intervient sur l’accompagnement des entreprises dans leur évolution numérique. Il cerne les problématiques organisationnelles, ainsi que les enjeux de management interservices et s’assure qu’elles soient bien prises en compte.
L’utilisation de solutions telle que la plateforme Teams peut bousculer certains fonctionnements très ancrés dans des entreprises.
“Il faut avoir en tête que c’est une logique différente. La logique de la collaboration, n’est pas forcément celle de la coopération. Quand on coopère on accepte de répondre à des directives, alors que quand on collabore on coconstruit”, analyse notre expert chez isatech.
A travers des entretiens avec les futurs utilisateurs de la solution informatique, Fabien Silone élabore un atelier de formation sur les usages de Teams. Celui-ci s’adapte aux besoins du client et les rend opérationnels en une demi-journée.
Parmi les problématiques identifiées du côté des professionnels par notre expert.
Avant toute décision de changement, notre docteur en psychologie sociale invite les décisionnaires à se poser les bonnes questions.
“Il faut définir une stratégie d’adoption du changement. Pour la définir, on dispose d’outils éprouvés tels que le tableau de suivi Prosci® Impact Index pour évaluer le projet. Ensuite avec isatech on accompagne le chef de projet dans sa gestion du changement par des actions de formation et ou de coaching, ainsi que par l’établissement d’un plan d’action dédié à l’accompagnement opérationnel.”
Pour maîtriser le changement et éviter la crispation face aux nouvelles technologies, il est primordial de choisir des utilisateurs clés. Et pour guider le choix, une grille de positionnement des collaborateurs prend notamment en compte les compétences et l’appétence de chacun pour l’investissement de ce rôle. Ainsi, ils deviennent des ambassadeurs de l’outil et de la démarche, détectent les ajustements à apporter et peuvent ensuite former leurs collègues.
Pour Fabien Silone, outre les utilisateurs clés qui sont la cheville ouvrière de ce processus d’adoption du changement, il ne faut surtout pas négliger deux autres rôles à attribuer.
“Il faut retenir un chef de projet chargé d’opérationnaliser la vision du changement. Et enfin avoir un sponsor. Il s’agit de l’arbitre qui alloue les ressources, décide et facilite au niveau stratégique. Il est missionné pour communiquer la vision du changement et faciliter le projet tout du long.”
Un véritable jeu de rôles qui offre l’avantage de limiter les risques de conflit en interne, faciliter la gestion du projet et au final s’éviter une perte de temps.
Enfin, parmi les bons questionnements à pointer, il est nécessaire de s’interroger sur l’impact généré par ce changement sur les personnes. Cela permet aussi de lever des points de blocage et découvrir des leviers. Autant d’éléments qui vont participer à l’élaboration de cette fameuse stratégie d’adoption du changement.
“En pensant le projet du côté humain, on s’assure l’adhésion des utilisateurs et la mise en place d’usages pérennes sur une solution technique”, assure Fabien Silone.
Pour mettre toutes les chances de son côté dans ce processus d’adoption du changement, notre expert recommande de garder à l’esprit qu’il s’agit d’une démarche préventive et qu’il est important de rester à l’écoute des utilisateurs.
“A mon sens, donner du temps et de l’importance à ce genre de projet est primordial pour réussir sa transition ”, ajoute-t-il. Il préconise de bien former les utilisateurs sur leurs différents niveaux d’intervention. Sans oublier le partage de documents et la co-édition. Mais également que cette formation intervienne au bon moment une fois que le changement fait sens pour les utilisateurs. Pour finir, un suivi de l’évolution de l’adhésion des utilisateurs à l’outil permet d’en voir son degré d’adoption.
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Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne