Dématérialiser ses factures et favoriser la collaboration à distance

L’intérêt de la dématérialisation est de faciliter la gestion de fichiers et de dossiers, surtout lorsqu’il s’agit de dématérialiser ses factures. Leur classement devient plus simple et peut s’exécuter rapidement. En numérisant des supports papiers, cela veut dire qu’on peut également les transmettre plus rapidement via le réseau numérique.

Ainsi, à travers une action de dématérialisation se cache aussi la possibilité de faire collaborer des équipes à distance. C’est en tous les cas un argument qui a pesé dans la balance pour une entreprise qu’isatech a accompagné dans sa transition numérique.

Basculer en télétravail grâce au module Document Capture

Lorsqu’une PME d’une cinquantaine de salariés a déménagé son siège administratif pour se rapprocher de son site de production, 2 heures de route séparaient les deux sites. Cela impliquait donc que les équipes prennent leur disposition et potentiellement suivent l’entreprise. Seulement dans le pôle comptabilité, une personne ne pouvait se soustraire à ce déplacement. Elle a pu conserver son poste en basculant en télétravail.

Pour cela, un module appelé Document Capture, dédié à la facturation d’achats fournisseur, a été installé dans l’environnement numérique de gestion des données. Le progiciel Microsoft Dynamics Nav (nouvellement Business Central) accueille totalement ce module. Ainsi, en installant Document Capture les documents dématérialisés intègrent automatiquement l’ERP.

Un scanner intelligent de documents pour dématérialiser ses factures

Document capture scanne les factures. Il détecte les champs déterminant la saisie comptable et procède à l’archivage via un classement automatique des documents. Mais pour que cela soit possible, il a fallu au préalable apprendre au logiciel les modèles de facture des différents fournisseurs. De façon à identifier les différentes lignes à prendre en compte, selon les modèles.

Auparavant, les factures d’achats étaient traitées manuellement. Aujourd’hui, elles sont reconnues numériquement. Ce qui permet de les classer, puis de les envoyer à un portail d’approbation. Ce dernier fonctionne en web services, c’est-à-dire qu’il est accessible à partir d’une simple connexion internet. Inutile pour son utilisateur de passer par la case ERP. Un confort pour les fournisseurs qui, au-delà d’y accéder, peuvent constater l’avancée de leur facturation.

Un délai de traitement des factures réduit

Cette manière de procéder facilite le flux d’achat. Les délais administratifs s’en trouvent raccourcis, mais également simplifiés. Surtout lorsqu’il s’agit de traiter avec une centaine de fournisseurs. A l’époque du papier, le traitement des factures d’achat nécessitait une certaine logistique (signature , parapheur, navette). Par la voie informatique, cette même logistique s’en trouve grandement allégée.

De plus, la collaboration entre les différents services de l’entreprise a gagné en rapidité, notamment sur la partie commerciale. Avec une équipe qui sillonne toute la France, le pôle comptabilité devait à chaque fois soumettre les factures d’achats aux commerciaux concernés. Ces derniers ne revenaient sur site que ponctuellement. Avec la dématérialisation des factures, la mobilité n’est pas un frein ou synonyme de délai de traitement des documents, voire de pénalité de retard. Ils sont transmis et validés par les commerciaux, tant qu’ils se trouvent dans un endroit connecté.

Factures dématérialisées : des risques d’erreurs minimisés

Avec 200 à 230 factures d’achats mensuelles, cette entreprise a le sentiment qu’elle peut aller encore plus loin dans l’automatisation de cette tâche. Grâce à une adresse e-mail dédiée aux factures fournisseurs, celles-ci basculent directement dans l’ERP.

Les utilisateurs sont exigeants dans la saisie comptable, avec notamment des formatages spécifiques et très renseignés. Pour eux, l’utilisation de Document capture réduit grandement les risques d’erreur et participe à la productivité du pôle comptable. Car si avant le temps d’approbation, version papier, mettait 11 minutes, aujourd’hui une facture dématérialisée est traitée en 3’65. De quoi s’assurer une clôture des comptes en temps et en heure.

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Webinar : Dématérialiser ses factures fournisseurs

Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne