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Productivité : Comment mieux s’organiser au travail ?

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Sept astuces essentielles à intégrer dans vos pratiques professionnelles

Nous passons du temps sur notre lieu de travail. Il est donc important de s’y sentir bien et d’avoir les bonnes méthodes pour travailler sereinement et ne pas se laisser déborder. Il semblerait que le plus grand mal du siècle soit «le manque de temps». Les professionnels ont toujours l’impression d’être dépassés et de ne pas utiliser à bon escient ce temps si précieux.
Pourtant, le temps reste le même qu’il y a quelques années, nous effectuons même plus de tâches en un temps donné, notamment grâce aux nouvelles technologies qui décuplent les forces de frappe.

#1 Comment organiser ses tâches à court, moyen et long terme

Le point de départ des bonnes pratiques au travail part de la planification des tâches à effectuer à court, moyen et long terme. Sans s’en rendre compte, nous passons un temps infini à réfléchir aux actions en cours et aux prochains dossiers.
Pourtant, il ne faut pas uniquement subir les tâches, il faut les anticiper.

#2 Structurer sa gestion d’emails

Une fois l’ordinateur allumé, nous sommes déjà être assaillis de mails en tous genres. Et cela va durer tout au long de la journée !
Sans en être conscient, nous passons beaucoup de temps au traitement de nos mails alors que cela reste une tâche sans réelle valeur ajoutée. Mais parfois en pleine occupation nous répondons rapidement pour ne pas laisser traîner, sans avoir pris de recul sur ce qui est demandé.
Il est donc important de planifier des moments consacrés à la gestion de ses mails.

#3 Organiser ses prises de notes

Peu importe que l’on soit en réunion, en déplacement, ou bien devant son ordinateur, il faut conserver un espace pour ses prises de notes. Il est important de ne pas donner une confiance aveugle à sa mémoire ! Que le format soit numérique ou papier, il faut toujours avoir de quoi prendre des notes pour ne pas laisser passer des informations cruciales ou la bonne idée du siècle.

#4 Classer et ranger ses documents (papiers et numériques)

Après plusieurs mois ou années de travail, on entasse un nombre important de documents, du plus important au plus futile. Classer ses documents vient en continuité de la gestion de ses tâches, peu importe le type de documents (numérique ou papier).
Pour bien les gérer, il faut avoir accès rapidement aux informations associées à ces différentes tâches : spécifications produits, contrôles qualités, non-conformités, traçabilité …

#5 Limiter et exploiter les temps morts

Quel que soit le statut que l’on a au sein d’une société, il peut arriver d’avoir à effectuer quelques déplacements, que ce soit pour des rendez-vous d’affaires, des réunions, des formations, une signature de contrat, etc.
Cependant, certains de ces déplacements sont évitables. Avec les possibilités qu’offrent les nouvelles technologies, il est possible de traiter à distance avec son interlocuteur sans avoir à se déplacer.

#6 Privilégier l’efficacité à la rapidité

Dans le souci de gagner du temps, beaucoup pensent encore que la clé de la solution se trouve dans la rapidité de l’action. Or, c’est l’une des façons de faire qui peut mettre à mal son travail. Rapidité et efficacité ne font pas souvent bon ménage.

#7 S’octroyer des moments de pause

Il est important de s’accorder des temps de pauses ! Certes, pour beaucoup encore cela va à l’encontre du principe de gain de temps et pourtant, ces pauses sont bénéfiques pour soi-même et pour sa productivité. Il est physiologiquement impossible de rester concentré et efficace toute une journée sans pause.

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