Facturation électronique obligatoire : Microsoft Business Central et NAV sont-ils compatibles ?
Sommaire
- Qu’est-ce qu’une facture électronique et pourquoi cette réforme est incontournable ?
- Quel est le calendrier officiel et quelles sont les entreprises concernées ?
- Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
- Comment fonctionne la réforme ? Architecture SI et rôle des plateformes agréées
- Votre ERP est-il prêt ? Focus sur Business Central, NAV et autres systèmes
- Le choix de la Plateforme Agréée (PA) : un enjeu stratégique pour la conformité et l’efficacité
- Méthodologie pour réussir votre transition
- ViDA et la réforme française : quels points communs ?
- FAQ : vos questions fréquentes sur la Réforme de la Facture Electronique
- Qu’est ce que Continia et quelles sont ses solutions ?
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La réforme de la facturation électronique (RFE) en France marque un tournant majeur dans la gestion des flux financiers des entreprises. Introduite par la Loi de Finances 2020, elle vise à moderniser les processus administratifs, renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et simplifier les échanges commerciaux. Pour les ETI et PME, cette obligation n’est pas seulement une contrainte réglementaire : elle représente une opportunité stratégique pour automatiser les processus, améliorer la conformité et gagner en performance. Mais êtes-vous prêt ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour anticiper.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et pourquoi cette réforme est incontournable ?
Du PDF à la facture électronique
Une facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par e-mail. Elle doit respecter un format structuré (Factur-X, UBL, CII) et transiter via une plateforme agréée (PA). Elle doit Inclure toutes les mentions obligatoires (légales et fiscales que vous retrouvez ici).
Les objectifs sont multiples :
- l’automatisation des tâches administratives contribuant à la réduction des erreurs de saisie et des coûts liés à la gestion des factures papier,
- le renforcement de la traçabilité et de la sécurité des données,
- la simplification des démarches fiscales,
- l’amélioration des délais de paiement et de la trésorerie par une accélération des encaissements, une réduction du besoin en fonds de roulement et des coûts financiers.
À terme, les factures papier et PDF classiques ne seront plus conformes. La transition 2026-2027 est donc cruciale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Les trois piliers de la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique s’articule autour de trois volets complémentaires, chacun répondant à des enjeux spécifiques de conformité et de modernisation des échanges. Comprendre ces trois dimensions est essentiel pour anticiper les impacts sur les processus comptables et administratifs des entreprises.
- Facturation électronique Achats/ventes entre entreprises françaises assujetties à la TVA, transmission automatique des données à l’administration (Factures et statuts de document).
- E-reporting de transaction Transactions avec particuliers ou opérateurs étrangers, envoi électronique des données de transaction. Retrouvez le détail des données de transaction à transmettre à l’administration ici.
- E-reporting de paiement Prestations de services avec TVA due à l’encaissement, transmission des données de paiement encaissé à l’administration. Retrouvez le détail des données de paiement à transmettre à l’administration ici.
Quel est le calendrier officiel et quelles sont les entreprises concernées ?
La réforme s’applique progressivement :
- 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et obligation d’émission pour les ETI et grandes entreprises.
- 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, TPE et microentreprises.
Si vous souhaitez vérifier votre éligibilité, vous pouvez compléter un questionnaire sur le portail officiel.
Une période de tolérance est prévue, mais des sanctions existent pour les retardataires.
Les PME non concernées peuvent continuer à émettre comme aujourd’hui : la réception des PDF reste ainsi possible pour les fournisseurs non concernées le temps de la transition. Mais également pour les fournisseurs internationaux même si certains vont pouvoir envisager une transition sur ce mode mais en dehors de la réforme. Toute anticipation de la réforme dans ces cas doit faire l’objet d’un accord bilatéral : inutile de précipiter les choses.
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
Ne pas respecter la réforme expose à des pénalités :
- Absence de plateforme agréée : amende de 500 €, puis 1 000 € par trimestre.
- Défaut de facturation électronique : 15 € par facture (plafond annuel : 15 000 €).
- Non-respect de l’e-reporting : 250 € par défaut de transmission (plafond annuel : 15 000 €).
Le gouvernement annonce une phase d’accompagnement, mais la conformité reste obligatoire. Retrouvez tous les détails ici mais également dans ce lien.
Comment fonctionne la réforme ? Architecture SI et rôle des plateformes agréées
L’architecture de la facturation électronique repose sur un schéma structurant qui garantit la conformité et la traçabilité des échanges.
Cette interopérabilité est obligatoire dès 2026. Toutes les plateformes agréées devront être interopérables. Cela signifie qu’une PA pourra échanger des factures avec une autre PA sans rupture de flux, garantissant la fluidité des échanges entre entreprises utilisant des solutions différentes.
Retrouvez la liste de l’ensemble des acteurs de la réforme dans ce document.
Comment fonctionne les flux entre le fournisseur, l'acheteur, les PA et l'administration fiscale ?
Pour aider à comprendre les flux, ce schéma présente l’architecture de la réforme de la facturation électronique.
Il illustre le flux des factures entre le fournisseur et l’acheteur via les plateformes agréées (PA), qui assurent la conversion, la transmission sécurisée et l’e-reporting.
Les données sont ensuite centralisées et transmises à l’administration fiscale pour garantir conformité et traçabilité.
Le rôle de l’ERP
Suivant votre implémentation, votre ERP reçoit et émet des factures. Son rôle va dépendre de l’approche de la solution compatible choisie. Cette solution peut être l’ERP, une solution externe d’automatisation des documents (type GED) mais aussi la PA. Chaque approche a ses avantages et inconvénients, et repose sur les contraintes de votre SI au global, des besoins en automatisation recherchés… Vos partenaires sont là pour vous aider à faire ce choix.
La Plateforme Agréée (PA) - ex-PDP
Une Plateforme Agréée (PA), en émission ou en réception, immatriculée, est seule habilitée à émettre et recevoir les factures B2B domestiques entre assujettis et à transmettre le e-reporting au CDD pour le compte des entreprises qui l’utilisent.
Elles doivent :
- effectuer des contrôles réglementaires,
- extraire les données de facturation à transmettre à l’administration fiscale via le CDD,
- tenir une traçabilité des échanges,
- fournir une représentation lisible des factures,
- gérer et transmettre a minima certains statuts du cycle de vie des factures.
Les PA sont en cours d’immatriculation auprès de l’administration fiscale. Retrouvez les PA immatriculées sous réserve et les PA en attente d’immatriculation dans cette liste.
Le saviez-vous ?
L’immatriculation définitive des PA a lieu mi janvier 2026 au plus tard (date limite de levées des réserves pour les PA enregistrées actuellement). L’état rajoute un délai de garantie de 2 mois ce qui donne une certitude au 14/03/26.
Bon à savoir :
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, l’acronyme « PDP » (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) n’est plus utilisé, au profit de la « plateforme agréée » (PA).
Comprendre les formats de facturation électronique : un point clé pour la conformité
La réforme impose l’utilisation de formats structurés pour l’échange des factures électroniques. Ces standards garantissent l’interopérabilité entre les systèmes et la conformité aux exigences réglementaires.
Le tableau ci-dessous récapitule les principaux formats à connaître :
source : GS1
Votre ERP est-il prêt ? Focus sur Business Central, NAV et autres systèmes
La compatibilité de votre ERP avec la réforme de la facturation électronique dépend fortement de sa version.
- Business Central SaaS standard (et versions on premise à partir de BC26) sera prêt dès avril 2026 grâce aux fonctionnalités natives d’e-document sur un petit périmètre, ou via Continia (Document Capture et Document Output) offrant une automatisation complète et conforme.
- Pour les versions NAV 2013 à BC25, bien que Microsoft ne les maintienne plus, elles pourront être rendues compatibles via des solutions tierces, comme Continia, à partir de mai 2026. Vous pouvez également être compatible si vous avez déjà un moteur EDI en émission en place (qu’il faudra adapter).
- En revanche, les versions NAV 2009 et antérieures sont incompatibles avec la réforme et nécessitent une gestion spécifique via solution compatible externe, moteur EDI à adapter et/ou gestion via la PA retenue
Chaque contexte doit être audité pour définir la meilleure approche : connecteur natif, intégration EDI ou solution tierce, afin d’assurer la conformité et la continuité des processus.
Les cas particuliers sont notre quotidien
Prendre rendez-vous : la première étape vers la conformité
- Faire le point sur votre situation.
- Comprendre les échéances et obligations.
- Identifier la solution la plus pertinente pour votre entreprise.
Le choix de la Plateforme Agréée (PA) : un enjeu stratégique pour la conformité et l’efficacité
La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises de se conformer à des exigences techniques et réglementaires précises. Le choix de votre Plateforme Agréée (PA) est donc une décision stratégique qui conditionne la réussite de votre projet.
Les critères essentiels pour sélectionner votre PA
- la compatibilité avec votre ERP (par exemple, Business Central ou NAV)
- la capacité à gérer les formats structurés exigés (Factur-X, UBL, CII, EANCOM )
- l’interopérabilité avec les autres plateformes européennes
- les services complémentaires proposés (archivage, suivi des statuts, intégration native, support).
- les coûts associés (abonnement, coût par document, prestations de mise en œuvre)
- l’immatriculation définitive auprès de la DGFiP
Privilégier une PA déjà intégrée à votre solution (comme Digital Technologies* avec Continia) peut simplifier le projet et optimiser l’automatisation des flux, tout en garantissant une conformité durable face aux évolutions réglementaires françaises et européennes.
Digital Technologies* est la PA de Continia et est incluse dans la licence Continia. Toute autre PA est compatible par gestion manuelle ou automatisée en spécifique.
Point de vigilance : l’immatriculation définitive à partir de mi-janvier
À partir de mi-janvier, la DGFiP publiera la liste officielle des PA immatriculées. Avant de signer, vérifiez sur le site officiel que votre PA est bien validé.
Pourquoi ? Si il ne l’est pas, il devra reprendre tout le processus de sélection et de test d’interopérabilité, ce qui peut retarder votre projet.
Conseil : ne signez pas trop vite sans cette vérification.
Ne pas mélanger conformité et automatisation : deux objectifs distincts
Il est tentant de profiter de la réforme pour élargir la dématérialisation à d’autres flux que la facture (commandes, bons de livraison, etc.). Les outils le permettent, mais attention : ce n’est pas forcément réaliste dans le timing. La majorité des acteurs vont concentrer leurs efforts sur la conformité, reléguant l’automatisation avancée au second plan.
Notre conseil : commencez par sécuriser la conformité, puis planifiez l’extension des fonctionnalités dans une roadmap progressive. Cela évite les projets trop ambitieux qui risquent de déraper.
Pourquoi nous consulter avant de décider ?
Chaque entreprise a ses contraintes, ses objectifs et son calendrier. Nous pouvons vous apporter :
- Une vision claire des priorités : conformité immédiate vs automatisation future
- Des perspectives réalistes : ce qui est faisable aujourd’hui et ce qui doit être planifié
- Des recommandations adaptées à votre ERP et à votre organisation
Ne précipitez pas les choses : demandez-nous notre avis avant de choisir. Cela vous permettra de sécuriser votre mise en conformité et de préparer sereinement la suite.
Méthodologie pour réussir votre transition
Pour réussir votre transition vers la facturation électronique, il est essentiel d’adopter une approche structurée. La mise en conformité ne se limite pas à installer un outil : elle implique une préparation méthodique pour éviter les risques de retard ou de non-conformité.
Voici les étapes clés :
ETAPE 1 : L’AVANT PROJET
- Constituer une équipe projet :
– désigner un chef de projet, un ou des utilisateurs clés incluant des représentants de l’ADV, comptabilité, achats et systèmes d’information quand présent.
– organiser une réunion de lancement pour expliquer et sensibiliser - Cartographier les flux :
– Identifier toutes les entités juridiques concernées incluant holding, SCI…
– S’assurer de son éligibilité à l’émission dès 2026
– Cataloguer les typologies de factures/avoirs parmi les 36 cas possibles
– Quantifier les volumes par type de flux. - Auditer les systèmes existants :
– Inventorier tous les logiciels impliqués dans la chaîne de facturation.
– Évaluer le niveau d’automatisation actuel et souhaité.
– Évaluer la compatibilité de vos systèmes actuels
– Identifier les éventuels besoins d’évolution ou de mise à jour
ETAPE 2 : LE PROJET
- Sélection de votre Plateforme Agréée (PA, anciennement PDP)
– Analyser les offres du marché (fonctionnalités, compatibilité, tarification)
– Valider avec Isatech la/les solutions retenues et le périmètre afin d’établir un chiffrage du projet
– Sélectionner la/les Plateforme(s) Agréée(s) adaptée(s) à vos besoins. - Réunion de lancement projet avec tous les acteurs
- Réalisation des conceptions/développements/formations nécessaires
- Tests de conformité des fichiers avec la/les PA (pas de tests avec le gouvernement)
- Si possible, démarrage sur clients/fournisseurs avant la date cible par accord bilatéral
- Démarrage sur clients/fournisseurs autres au 01/09/26
- Assistance démarrage sur cas rejetés
ViDA et la réforme française : quels points communs ?
Qu’est-ce que ViDA ?
Le projet ViDA, adopté au niveau européen en 2025, vise à moderniser la gestion de la TVA à l’ère numérique.
Il comporte trois piliers principaux :
- Facturation électronique et déclaration numérique : obligation de facturation électronique pour les échanges B2B intracommunautaires à partir de juillet 2028, puis extension à toutes les transactions intra-UE en 2030. L’harmonisation complète des systèmes nationaux sur la déclaration de TVA est prévue pour 2035.
- Plateformes et e-commerce : intégration des prestataires e-commerce dans le dispositif, avec simplification de la conformité (guichet unique OSS) à partir de 2027, pour une conformité obligatoire pour tous les Etats membres en 2030.
- Guichet unique : une seule immatriculation TVA pour toutes les ventes dans l’UE, facilitant les démarches pour les entreprises, pour 2028.
La RFE en France : une réforme alignée sur ViDA
La Réforme de la Facturation Électronique française, introduite par la Loi de Finances 2020, impose progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA de recevoir (dès septembre 2026) puis d’émettre (dès septembre 2027) des factures électroniques dans des formats structurés (Factur-X, UBL, CII) via des plateformes agréées (PA).
Les points de convergence entre ViDA et la RFE
Il existe plusieurs points communs et une forte cohérence entre la réforme française et le projet ViDA :
- Respect des normes européennes : la RFE s’appuie sur la norme EN16931 (formats UBL, CII, Factur-X), qui est aussi celle retenue par ViDA.
- Interopérabilité des plateformes : la RFE prévoit que les plateformes agréées françaises devront garantir leur interopérabilité avec les solutions et réglementations de tous les pays de l’UE, conformément à ViDA.
- Suivi du cycle de vie des factures : les deux réformes exigent la remontée des statuts de traitement des factures (émise, reçue, approuvée, rejetée…).
- Qualité des données : une exigence accrue de fiabilité et de complétude des données pour éviter les rejets ou refus.
- Transmission des données : à partir de 2030, les plateformes françaises transmettront les données de facturation via le système DRR (Digital Reporting Requirements) à l’administration fiscale, qui les relaiera à la base européenne VIES Central.
FAQ : vos questions fréquentes sur la Réforme de la Facture Electronique
Non, les factures PDF ou papier ne seront plus conformes après la transition. Elles doivent être structurées et transmises via une PA.
Non, si vos factures respectent les mentions obligatoires. La question peut se poser d’automatiser l’envoi si vous ne le faites pas (via Document Output de Continia ou par EDI)
Pour rappel :
- Les administrations reçoivent déjà des factures électroniques dans des formats qui se rapprochent de ceux qui seront exigés en septembre 2026 (Factur-X, UBL, CII)
- Les administrations sont tenues d’utiliser Chorus Pro pour la réception, le traitement (y compris les statuts de facture) et l’échange de ces factures au sein de la sphère publique.
- Vérifier la position de l’enseigne
Avant toute décision, assurez-vous de la stratégie adoptée par votre partenaire (ex. GALEC / DEMALEC). Confirmez que l’EDI actuel doit être maintenu et que la traduction vers les formats conformes sera prise en charge par la PA. - Capacité EDI de votre prestataire
Vous devez sélectionner une Plateforme Agréée qui doit impérativement :
– Traiter les formats standards exigés par la réforme (Factur-X, UBL, CII…)
– Supporter les messages EDI dans leur nouvelle version conforme pour garantir la continuité des échanges avec la GMS. - Interopérabilité avec DEMALEC
La PA que vous choisissez doit être capable de s’interconnecter avec DEMALEC (la PA de Logilec et du Mouvement E.Leclerc) afin d’assurer la fluidité et la conformité des flux structurés existants.
Focus sur la solution Continia, compatible avec les ERP Microsoft
Qu'est ce que Continia et quelles sont ses solutions ?
Sur la partie Réception (achats) : Continia Document Capture (DC)
Quel est le périmètre de Document Capture de Continia ?
- Capture & lecture des factures fournisseurs en PDF avec OCRisation ou en format XML avec mapping de champs (basés sur des formats normalisés comme ceux nécessaires pour la réforme)
- Extraction structurée des champs requis par la RFE (montants, TVA, références, etc.) et contrôles qualité avant intégration dans l’ERP.
- Workflow d’approbation configurable (multi‑niveaux), archivage électronique, traçabilité end‑to‑end.
- Connexion à une Plateforme Agréée (PA) pour la réception des factures électroniques au bon format (Factur‑X/UBL/CII), avec option de routage via la PA Digital Technologies* intégrée à l’offre Continia
- Suivi du cycle de vie : gestion des statuts obligatoires de documents.
Sur la partie Emission (ventes) : Continia Document Output (DO)
Quel est le périmètre de Document Output de Continia ?
- Génération des factures clients dans un format structuré conforme (Factur‑X, UBL, CII) à partir des données de l’ERP.
- Acheminement vers la PA choisie (Digital Technologies* nativement, les autres en spécifiques plus ou moins complexes suivant les capacités de la PA)
- Suivi du cycle de vie : gestion des statuts obligatoires de documents.
La PA intégrée à Continia
Quelle PA choisir quand on opte pour Continia ?
- La PA Digital Technologies* est fournie avec Continia, et n’engendre aucun surcoût d’abonnement PA côté client (coût absorbé par Continia),
- Vous pouvez rester libre d’opter pour toute autre PA après étude avec Isatech des modalités d’interfaces (connecteur, SFTP, manuellement…)
En quoi Continia simplifie le projet RFE ?
La solution Continia offre quelques avantages :
- Le « tout intégré ERP » : gérer les documents électroniques dans le même environnement que le reste du flux ERP.
- Préparamétrage : diminuer le temps projet grâce au connecteur natif de la PA et les modèles de mapping XML à disposition
- Scalabilité : intégrer les documents électroniques mais également les flux PDF pour les cas non concernés par la réforme avec le même outil.
Que faire avec les outils Continia une fois le cap de la réforme passé ?
Document Capture :
Il permet de
- Enrichir les données extra financières comme les impacts CO2 de vos achats
- Intégrer d’autres flux comme les commandes de ventes afin de créer les commandes de ventes transmises par mail par vos clients. Retrouvez l’exemple de notre client Vegetal Solutions dans ce témoignage client.
- Mettre des process d’approbation sur les flux de tous ces documents avec des optimisations poussées (validation 4 yeux…)
- Avoir un Portail web d’approbation pour intégrer des responsables hors ERP et optimiser les licences nécessaires
Document Output :
Il permet de
- Utiliser l’outil pour massifier les envois de confirmation de commande, de BL, de relances clients le tout avec des messages personnalisés et une gestion fine de pièces jointes (fichiers zip, rappel des factures pour relances, PDF avec mot de passe…)
- La gestion multillangues et aide à la traduction via IA
Mais aussi : Expense management
- sur le même principe dans l’ERP complété d’une application disponible sur android iOS pour gérer ses notes de frais, frais kilométriques…. via OCRisation des tickets et dépenses en tout genre.
- Via le même portail d’approbation web possibilité de faire valider par des non utilisateurs ERP les dépenses de leurs collaborateurs.
*sous réserve d’immatriculation définitive
N’hésitez pas à prendre contact avec Isatech pour étudier votre architecture SI et trouver la solution à vos besoins pour se mettre en conformité avec la Réforme de la Facture Electronique.
Merci aux clients pilotes, consultants et partenaires comme Continia pour leur contribution. Nous mettrons à jour ces infos après les prochains événements et tests.
