Réussir son intégration ERP en 6 points !

L’intégration d’un ERP est un exercice qui demande minutie, écoute mutuelle et confiance entre les partenaires. Des bases indispensables à tout projet mais qui, dans le cas d’une intégration ERP, ne sont pas toujours réunies. Si l’on considère aujourd’hui qu’une intégration ERP sur deux dépasse les délais, ce sont presque trois intégrations de logiciel de gestion sur quatre qui dépassent les budgets initialement prévus. Voici donc 6 clés pour éviter ces écueils.

#1 Recenser et exprimer tous les besoins quant à l’intégration ERP

Il est essentiel de bien préparer le terrain avant de se lancer dans un projet d’ERP. Avant de comparer les performances des solutions, la première phase est de formaliser ses exigences. Il s’agit donc d’être aussi exhaustif que possible quant à vos besoins. Comprendre les attentes des futurs utilisateurs du logiciel de gestion, faire l’inventaire de vos besoins métiers, toutes vos exigences doivent être formalisées avant d’initier l’intégration ERP.

Cela permettra d’évaluer la complexité du projet, mais également d’opter pour l’outil technologique le plus adapté à vos besoins. Omettre des éléments c’est prendre le risque de devoir rallonger budgets et délais, d’adopter un ERP inadapté ou d’imaginer un changement de solution en cours d’intégration.

#2 Avoir une vision objective et réaliste de l’intégration ERP

Avoir des attentes irréalistes est la première raison des allongements du temps et du coût d’une intégration ERP. Il est important de garder à l’esprit que vous allez vous lancer dans un projet qui peut entièrement restructurer vos process, cela nécessite de rester lucide et pragmatique sur le temps de préparation et de mise en place que cela peut impliquer.

Par exemple, intégrer un logiciel de gestion standardisé à une entreprise dont les besoins métiers sont forts, va nécessiter du temps et des interventions pour réussir une intégration ERP de qualité. Adapter un module de gestion des stocks, ce n’est pas adapter un module de gestion de la production. Chaque intervention a un sens, et suit une méthodologie précise. C’est ce qui conditionnera la performance de la solution par la suite.

#3 Allouer les ressources suffisantes en conséquence de votre intégration ERP

Cela paraît être la suite logique de l’étape précédente. Avoir une vision globale cohérente permet d’accorder vos ressources techniques, humaines et financières à votre projet d’intégration ERP. Considérant que l’intégration d’une nouvelle solution technique est un objectif majeur pour votre entreprise, garantir un niveau de disponibilité de ses équipes tout au long du projet est déjà une bonne chose.

Lors d’une intégration ERP, il est nécessaire de prévoir un temps de formation suffisant pour vos utilisateurs. Mais également adapter vos délais aux phases de transition de vos données d’un système à un autre, ou encore prévoir la mise aux normes de sécurité de votre outil. Des exemples de démarches à mettre en œuvre pour garantir la bonne marche du logiciel, qui nécessitent qu’on leur alloue des moyens.

#4 Penser les environnements utilisateurs

Pour permettre le succès de l’intégration ERP et faciliter l’adoption par les utilisateurs, il est intéressant de travailler les environnements de vos usagers. Une étape trop souvent négligée. Quel que soit le mode de distribution de votre système, cloud ou on premise, l’ergonomie des interfaces et le confort de vos collaborateurs seront des données importantes à prendre en compte. Plus l’interface sera adapté au rôle de chaque utilisateur, meilleure sera la performance de la solution dans le temps.

#5 Communiquer au sein de votre équipe d’intégration ERP

Sans communication, votre projet n’a que peu de chances d’avancer efficacement. Il faut donc savoir appréhender la question des échanges entre votre entreprise et votre partenaire d’intégration ERP, mais également celle des échanges en interne. Le rapport à l’information est garant d’un process performant, et la bonne collaboration des équipes passe par une communication fluide.

Pour réussir une bonne intégration ERP, vous devez également calibrer vos échanges de communication verticaux. Il s’agit d’informer avec justesse votre hiérarchie, tout comme vos collaborateurs et futurs usagers. Définir quel type d’information est destinée à quel personne, qui a la responsabilité de quel sujet, … Pour cela, une bonne distribution des rôles en amont est essentielle.

#6 Adopter un management IT performant pour l’intégration ERP

Parce que communiquer c’est envoyer, mais aussi recevoir de l’information. Et l’expérience nous fait dire que des équipes réduites sont préférables dans ce genre de projet. Programmer une réunion à trois participants sera plus simple qu’une réunion à huit. C’est également une garantie de fluidité et de vitesse dans la transmission de l’information.

Ici, s’il faut manager les différentes équipes, il est également nécessaire de gérer la technologie en question ; je l’explique d’ailleurs pour le blog gestion de projet. On soulignera donc l’importance du chef de projet, de la composition des équipes d’intégration et du choix du partenaire dans cette phase du projet.

Les cahiers des charges ERP et les échanges avec des consultants spécialistes sont aussi des étapes importantes dans cette optique d’intégration ERP. Elles permettront de bien définir quelle solution technique sera la plus adaptée. Nous mettons pour cela à votre disposition un cahier des charges ERP, et proposons de le remplir avec vous au besoin.

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